Bir çox kiçik mağaza sahibi məhsul uçotunu «göz qərarı» ilə və ya Excel cədvəllərində aparır; vaxt keçdikcə bu cədvəllər ağır və etibarsız sənədlərə çevrilir. Belə yanaşma gec-tez eyni nəticəyə gətirir: gözlənilməz çatışmazlıqlar, «qurtaran», amma qalıqda görünən məhsul və ya əksinə — heç kimin almadığı mövqelərdə donmuş pul.
Aşağıda məhsul uçotunu qaydaya salmağın ardıcıl yolu verilib — bu yanaşma satış nöqtəsinin ölçüsündən asılı olmayaraq işləyir.
«Məhsul uçotu» nəyi əhatə edir
Məhsul uçotu sadəcə mağazada olanların siyahısı deyil. Bu, məhsulun mağazadakı bütün həyat dövrünü əhatə edən sistemdir:
Qəbul — təchizatçıdan gələn hər partiyanın miqdarı, alış qiyməti və tarixi ilə qeydə alınması.
Saxlama və qalıqlar — hər məhsuldan neçə ədəd mövcud olduğuna dair aktual məlumat.
Satış — hər satışda məhsulun qalıqdan çıxılması.
Qaytarma və silinmə — müştəri qaytarmalarının və xarab olan məhsulların düzgün qeydə alınması.
İnventarizasiya — faktiki qalıqların uçot məlumatları ilə vaxtaşırı tutuşdurulması.
Yenidən qiymətləndirmə — lazım olduqda pərakəndə qiymətlərin dəyişdirilməsi.
Bu halqalardan biri də düşsə, məlumatlar dəqiqliyini itirir və qərar üçün etibarlı əsas olmaqdan çıxır.
Haradan başlamalı: kataloqun qurulması
İlk addım — strukturlaşdırılmış məhsul kataloqu yaratmaqdır. Hər mövqe bunları əhatə etməlidir:
ad və artikul (və ya barkod);
ölçü vahidi;
kateqoriya və ya qrup;
alış və pərakəndə qiymət.
Əgər məhsul bir neçə variantda satılırsa — məsələn, ölçüyə, rəngə və ya qablaşdırmaya görə — təkrarlanan mövqelər yaratmamaq üçün çeşidlərdən istifadə etmək rahatdır. Bu, həm kataloqu, həm də inventarizasiyanı sadələşdirir.
Düzgün doldurulmuş kataloq təməldir. Onsuz bütün sonrakı addımlar qeyri-dəqiq nəticə verir.
Məhsulun qəbulunu necə qeydə almalı
Hər yeni partiya məhsul satışa çıxmazdan əvvəl qəbul edilməlidir. Bu mərhələdə tipik səhvlər:
məhsul sistemə daxil edilməzdən əvvəl satışa qoyulur;
qəbul qaiməsi itir və ya yaddaşdan doldurulur;
miqdar daxil edilməzdən əvvəl fiziki olaraq yoxlanılmır.
Sadə qayda: əvvəlcə məhsulu qəbul edin, sayın, təchizatçının qaiməsi ilə tutuşdurun — və yalnız bundan sonra uçot sistemində qəbul edin. Bu, bir neçə dəqiqə çəkir, amma uyğunsuzluqların çoxunu aradan qaldırır.
İnventarizasiya: nə qədər tez-tez və necə düzgün
İnventarizasiya — faktiki mövcud olanı sistemin göstərdiyi ilə tutuşdurmaqdır. Onun məqsədi işçiləri cəzalandırmaq deyil, uçotdakı zəif yerləri tapıb aradan qaldırmaqdır.
Tövsiyə olunan tezlik:
tam inventarizasiya — rübdə bir və ya altı ayda bir dəfə;
qismən (kateqoriyalar və ya risk qrupları üzrə) — ayda bir dəfə;
plandankənar — işçilər dəyişəndə və ya aşkar olunan uyğunsuzluqlardan sonra.
İnventarizasiya zamanı yalnız yekun rəqəmləri deyil, aşkar olunan bütün uyğunsuzluqları da qeyd etmək vacibdir. Faktiki qalıq sistemdəkindən azdırsa — bu, çatışmazlıqdır. Çoxdursa — bu da izah tələb edən artıqlıqdır.
Stornex-də inventarizasiya birbaşa brauzerdə aparılır — telefon, planşet və ya kompüterdən. Xüsusi avadanlıq tələb olunmur: internetə çıxışı olan cihaz kifayətdir. Sayımdan sonra sistem qalıqları avtomatik düzəldir.
Yenidən qiymətləndirmə və qiymət etiketləri
Alış qiyməti dəyişəndə və ya endirim keçirmək lazım olanda qiymətləri hər yerdə yeniləməyi unutmamaq vacibdir: həm sistemdə, həm də satış yerində. Qiymət etiketindəki və kassadakı qiymətin uyğunsuzluğu müştərilərlə münaqişələrin və gəlirdəki səhvlərin mənbəyidir.
Yenidən qiymətləndirmədən sonra yenilənmiş qiymət etiketlərini dərhal çap etmək rahatdır — bu, köhnə və yeni qiymət arasındakı qarışıqlığı aradan qaldırır.
Anbar hesabatı nə verir
Uçot düzgün aparılanda anbar hesabatı sadəcə formallıq deyil, real idarəetmə alətinə çevrilir. Onun köməyi ilə:
hansı məhsulların ən yaxşı satıldığını, hansılarının anbarda «ilişib qaldığını» görmək olar;
satınalmaları məhsulun faktiki hərəkətinə əsasən planlaşdırmaq olar;
alış qiymətləri dəyişdikdən sonra mənfi marjalı mövqeləri aşkar etmək olar;
satıcıların işini məhsul qrupları üzrə nəzarətdə saxlamaq olar.
Stornex-də hesabatlar bölməsi anbar üzrə məlumatları Excel-ə ixrac imkanı ilə əhatə edir — bu, məlumatı mühasibə ötürmək və ya təhlili özünüz aparmaq lazım olanda rahatdır.
Silinmə: nə vaxt və necə rəsmiləşdirməli
Məhsulu bir neçə halda silmək lazımdır:
yararlılıq müddəti bitib;
məhsul zədələnib və satışa yararsızdır;
inventarizasiyanın nəticəsində çatışmazlıq aşkar olunub.
Sənədləşdirilmədən aparılan silinmə heç yerdə əks olunmayan itkidir. O, qalıqları təhrif edir və hesabatı etibarsız edir. Hər silinmə səbəbi və miqdarı göstərilməklə qeydə alınmalıdır.
Məhsul uçotu birdəfəlik tədbir deyil, daimi prosesdir. Məlumatlar nə qədər dəqiq və vaxtında daxil edilirsə, satınalma, qiymətqoyma və çeşid barədə qərarların əsaslandığı mənzərə bir o qədər etibarlı olur. Bu məsələyə sistemli yanaşan mağazalar «səhvləri araşdırmağa» az, inkişafa isə çox vaxt sərf edir.