Pərakəndə mağaza pul itirəndə səbəb hər zaman dərhal görünmür. Bəzən problem istifadə müddəti bitmiş məhsullarda, bəzən mal qəbulu zamanı edilən səhvlərdə, bəzən isə əməkdaşların və ya alıcıların oğurluq hallarında olur.
Bu halların ortaq bir xüsusiyyəti var: itkilər çox vaxt inventarizasiya aparılana qədər nəzərə çarpmır.
Məhz buna görə də mal qalıqlarının mütəmadi sayılması sadəcə formal prosedur deyil, mağazada nə baş verdiyini anlamağa və itkiləri nəzarətdə saxlamağa imkan verən effektiv idarəetmə alətidir.
Mal itkiləri nədir və necə yaranır?
Pərakəndə ticarətdə mal itkilərinin bir neçə əsas mənbəyi var:
Alıcılar tərəfindən oğurluq — məhsullar ödəniş edilmədən mağazadan çıxarılır. Bu problem xüsusilə malların açıq şəkildə sərgiləndiyi mağazalarda daha çox rast gəlinir.
Əməkdaşlar tərəfindən oğurluq — məhsulun əsassız silinməsi, satışın kassadan kənar aparılması və ya malın birbaşa mağazadan çıxarılması.
Mal qəbulu zamanı səhvlər — təchizatçı qaimədə göstəriləndən daha az məhsul göndərir, lakin faktiki miqdar yoxlanılmadığı üçün fərq sistemdə görünmür.
Uçot səhvləri — məhsulun yanlış mədaxil edilməsi, eyni məhsulun iki dəfə qeydiyyata alınması, qaytarma əməliyyatlarının səhv aparılması və digər inzibati uyğunsuzluqlar.
Məhsulun xarab olması — istifadə müddətinin bitməsi, saxlama şəraitinin pozulması və ya daşınma zamanı məhsulun zədələnməsi.
Beynəlxalq pərakəndə ticarət araşdırmalarında mal itkilərinin dövriyyənin təxminən 1–3%-i səviyyəsində ola bildiyi göstərilir. Kiçik mağaza üçün bu rəqəm ilk baxışdan böyük görünməyə bilər. Lakin həmin məbləği mağazanın itirilmiş mənfəəti kimi hesabladıqda təsir daha aydın görünür.
İnventarizasiya itkiləri necə nəzarətdə saxlamağa kömək edir?
İnventarizasiya — mağazada faktiki mövcud olan məhsul miqdarının uçot sistemində göstərilən qalıqlarla müqayisəsidir. Bu iki göstərici arasındakı fərq araşdırılmalı olan çatışmazlığı ortaya çıxarır.
Mütəmadi inventarizasiya eyni anda bir neçə problemi həll edir:
İtkinin mövcudluğunu üzə çıxarır — hansı məhsulun faktiki olaraq sistemdə göstəriləndən az olduğunu dəqiq görürsünüz.
Problemin baş verdiyi dövrü daraldır — inventarizasiya nə qədər tez-tez aparılırsa, çatışmazlığın nə vaxt yarandığını və həmin dövrdə kimlərin işlədiyini müəyyən etmək bir o qədər asan olur.
Profilaktik təsir yaradır — əməkdaşlar qalıqların mütəmadi yoxlanıldığını bildikdə sui-istifadə riski azalır.
Sistemli problemləri aşkarlayır — itki eyni məhsul kateqoriyasında və ya müəyyən növbələrdə təkrarlanırsa, bu artıq təsadüfi hal deyil və prosesdə zəif nöqtənin olduğunu göstərə bilər.
İnventarizasiyanı necə düzgün təşkil etmək olar?
Yoxlama tezliyini müəyyən edin
Bütün mağazalar üçün uyğun olan vahid inventarizasiya qrafiki yoxdur. Tezlik mağazanın formatından, çeşidindən və məhsulların dövriyyə sürətindən asılıdır.
Ümumi yanaşma belə ola bilər:
Tam inventarizasiya — rübdə bir dəfə və ya altı aydan bir. Bütün məhsul çeşidini əhatə edir və adətən mağaza bağlandıqdan sonra və ya iş vaxtından kənar aparılır.
Seçmə inventarizasiya — həftəlik və ya aylıq. Bahalı məhsullar, sürətli satılan mallar və yüksək riskli kateqoriyalar ayrıca yoxlanılır.
Növbə üzrə yoxlama — hər növbənin əvvəlində və sonunda kassanın və müəyyən nəzarət məhsullarının sayılması.
Vəzifələri bölüşdürün
Eyni əməkdaşın mal qəbuluna, satışa və inventarizasiyaya eyni anda tam nəzarət etməsi risk yaradır.
Mümkün olduqda bu funksiyaları müxtəlif əməkdaşlar arasında bölüşdürmək daha məqsədəuyğundur. Yoxlamanın yoxlanılan dövrdə həmin əməliyyatlara birbaşa cavabdeh olmayan əməkdaş tərəfindən aparılması daha sağlam nəzarət mexanizmi yaradır.
Sayıma başlamazdan əvvəl uçotu aktuallaşdırın
İnventarizasiyadan əvvəl uçot sistemindəki məlumatlar aktual olmalıdır:
bütün satışlar tamamlanmalı, daxilolmalar sistemə işlənməli, qaytarma və silinmə əməliyyatları qeydiyyata alınmalıdır.
Yalnız bundan sonra faktiki qalıqları sistemdəki məlumatlarla düzgün müqayisə etmək mümkündür.
Yalnız rəqəmi deyil, səbəbi də araşdırın
Çatışmazlığın aktda qeyd edilməsi işin sonu deyil, başlanğıcıdır.
Əsas sual budur: fərq niyə yaranıb?
Səbəb oğurluq, uçot səhvi, qəbul zamanı yanlışlıq və ya məhsulun xarab olması ola bilər. Hər bir səbəb fərqli həll tələb edir.
Uçot sistemi qalıqlara nəzarəti necə asanlaşdırır?
İnventarizasiyanı dəftərdə və ya kağız üzərində aparmaq həm əlavə vaxt tələb edir, həm də məlumatların gecikmə ilə əldə olunmasına səbəb olur.
Müasir uçot sistemləri isə imkan verir:
hər satış və ya mal qəbulundan sonra aktual qalıqları görməyə;
inventarizasiyanı telefon və ya planşetdən aparmağa, ştrixkodları skan edərək faktiki miqdarı dərhal sistemə daxil etməyə;
faktiki və sistem qalıqları arasındakı fərqi avtomatik hesablamağa və müvafiq aktları formalaşdırmağa;
məhsulun hərəkət tarixçəsini izləməyə — kimin, nə vaxt məhsulu mədaxil etdiyini, satdığını və ya sildiyini görməyə.
Stornex-də inventarizasiya “Məhsullar” modulunun bir hissəsidir. Sayımı əlavə xüsusi avadanlıq olmadan, smartfon və ya planşetin brauzeri vasitəsilə aparmaq mümkündür.
Qalıqlara edilən dəyişikliklər sistemdə konkret əməkdaşla əlaqələndirilərək qeydə alınır. Bu isə uyğunsuzluqların səbəbini araşdırmağı asanlaşdırır. Əməliyyat jurnalı — audit tarixçəsi — məhsulla bağlı istənilən əməliyyatın xronologiyasını bərpa etməyə imkan verir.
Çatışmazlıq aşkar edildikdə nə etmək lazımdır?
Dərhal nəticə çıxarmayın. Əvvəlcə uçot səhvinin olub-olmadığını yoxlayın: məhsul iki dəfə qeydiyyata alınıbmı, mədaxil düzgün aparılıbmı, qaytarma əməliyyatı açıq qalmayıbmı?
Məhsulun hərəkət tarixçəsini araşdırın. Sonuncu dəfə düzgün qalıq nə vaxt qeydə alınıb? Bundan sonra hansı əməliyyatlar aparılıb?
Əməkdaşlarla danışın. Səbəb hər zaman oğurluq olmur. Bəzən adi əməliyyat səhvi çatışmazlığa gətirib çıxarır. Əməkdaşların səhvi gizlətmək əvəzinə vaxtında bildirməsinə imkan verən iş mühiti yaratmaq vacibdir.
Faktı və mümkün səbəbi sənədləşdirin. Səbəb dərhal müəyyən edilməsə belə, çatışmazlıq qeydə alınmalıdır. Bu məlumat gələcəkdə təkrarlanan problemləri və tendensiyaları aşkar etməyə kömək edir.
Prosesi düzəldin. Eyni tipli itkilər təkrarlanırsa, mal qəbulu, saxlama, satış və ya uçot prosesində zəif nöqtə var. Məqsəd yalnız günahkar axtarmaq deyil, problemin yaranmasına imkan verən səbəbi aradan qaldırmaq olmalıdır.
İnventarizasiya yalnız vergi yoxlamasından əvvəl aparılan birdəfəlik prosedur deyil. Bu, mağazadakı real vəziyyəti görməyə imkan verən müntəzəm idarəetmə prosesidir.
Uyğunsuzluq nə qədər tez aşkarlanırsa, itki bir o qədər az olur və onun səbəbini müəyyən etmək bir o qədər asanlaşır.