Kassada çatışmazlıq — gec-tez demək olar ki, hər mağaza sahibinin qarşılaşdığı problemlərdən biridir. Bəzən səbəb kassirin müştəriyə pulu səhv qaytarması kimi adi diqqətsizlik olur, bəzən uçotdakı sistemli səhvlər, bəzi hallarda isə işçinin qəsdən etdiyi sui-istifadə. Səbəb fərqli olsa da, nəticə dəyişmir: maliyyə itkisi, əlavə araşdırmalar və biznesə olan etibarın azalması.
Yaxşı xəbər odur ki, kassadakı çatışmazlıqların böyük hissəsinin qarşısını almaq mümkündür. Bunun üçün düzgün proseslər qurmaq, işçilərin səlahiyyətlərini məhdudlaşdırmaq və uçotu sistemli şəkildə aparmaq kifayətdir.
Kassada çatışmazlıq niyə yaranır?
Problemi aradan qaldırmaq üçün əvvəlcə onun mənbəyini müəyyənləşdirmək lazımdır. Ən çox rast gəlinən səbəblər bunlardır:
Kassir səhvləri — pulun üstünün səhv qaytarılması, yanlış məhsulun seçilməsi və ya məbləğin əllə düzgün daxil edilməməsi.
Uçot pozuntuları — qaytarmaların, endirimlərin və ya hissəli ödənişlərin sistemdə düzgün qeyd olunmaması.
Qəsdən edilən hərəkətlər — nağd pulun mənimsənilməsi, satışların kassadan kənar aparılması və ya icazəsiz endirimlərin tətbiqi.
Problemin mənbəyini bilmək düzgün həll yolunu seçməyə kömək edir. İnsan səhvləri adətən təlim və avtomatlaşdırma ilə azalır, qəsdən edilən pozuntular isə giriş səlahiyyətlərinin düzgün bölüşdürülməsi və audit vasitəsilə nəzarətdə saxlanılır.
Növbənin açılması və bağlanması üçün aydın qaydalar
Kassada çatışmazlığın qarşısını alan ən sadə və eyni zamanda ən effektiv üsullardan biri növbənin əvvəlində və sonunda nağd pulun mütləq sayılmasıdır. Bu qayda sadə görünsə də, bir çox mağazada ona tam əməl edilmir.
Növbənin əvvəlində kassir kassadakı başlanğıc məbləği sayaraq sistemdə təsdiqləyir. Növbənin sonunda isə faktiki qalıq yenidən sayılır və sistemdəki məlumatla müqayisə edilir. Uyğunsuzluq varsa, problem dərhal aşkar edilir və səbəbini müəyyənləşdirmək daha asan olur.
Kassa modulu olan uçot sistemlərində, məsələn, Stornex-də növbənin açılması, bağlanması və yekun sayım elektron şəkildə qeydə alınır. Beləliklə, hər kassir üzrə bütün əməliyyatların tarixçəsi saxlanılır və kağız jurnallara ehtiyac qalmır.
Eyni yanaşma inkassasiya üçün də tətbiq edilməlidir. Gün ərzində kassadan çıxarılan hər bir məbləğ, onu kimin və nə vaxt götürdüyü sistemdə qeyd olunmalıdır. Nağd vəsaitin hərəkəti izlənilə bildikdə nəzarət də xeyli asanlaşır.
Giriş səlahiyyətlərini düzgün bölüşdürün
Bütün əməkdaşların kassanın bütün funksiyalarına çıxışı olmamalıdır. İcazələr nə qədər geniş olarsa, səhv və ya sui-istifadə riski də bir o qədər artır.
Praktikada aşağıdakı bölgü daha təhlükəsiz hesab olunur:
Kassir yalnız satışları və standart qaytarmaları həyata keçirə bilir.
Müəyyən limitdən yuxarı endirimlər rəhbər və ya növbə böyüyü tərəfindən təsdiqlənir.
Hesabatlar və sistem parametrlərinə giriş yalnız menecer və ya sahibkarda olur.
Tamamlanmış əməliyyatların silinməsi və ya redaktəsi ya tam bağlanır, ya da ayrıca icazə tələb edir.
Belə yanaşma təsadüfi səhvlərin də, qəsdən edilən müdaxilələrin də qarşısını əhəmiyyətli dərəcədə alır.
Qaytarmaları və endirimləri nəzarətsiz buraxmayın
Qaytarmalar və endirimlər kassada ən riskli əməliyyatlar sırasındadır. Ən çox sui-istifadə halları da məhz burada baş verir. Məsələn, mövcud olmayan satış üzrə qaytarma rəsmiləşdirilir və nağd pul kassadan çıxarılır.
Riskləri azaltmaq üçün aşağıdakı qaydalara əməl etmək tövsiyə olunur:
Hər qaytarma konkret satış sənədi ilə əlaqələndirilməlidir.
Endirimlərin səbəbi və onu tətbiq edən əməkdaş sistemdə qeyd olunmalıdır.
Qarışıq ödənişlər (nağd və kart birlikdə) uçotda düzgün əks etdirilməlidir.
Əgər bütün bu əməliyyatlar sistemdə iz buraxırsa və sonradan gizli şəkildə dəyişdirilə bilmirsə, mümkün fırıldaq sxemlərinin qarşısı böyük ölçüdə alınır.
Gündəlik tutuşdurmaları vərdişə çevirin
Çatışmazlıq bir neçə gün və ya həftə sonra aşkar edilirsə, səbəbi müəyyənləşdirmək daha çətin olur. Gündəlik yoxlama isə problemi elə yarandığı gün üzə çıxarmağa imkan verir.
Minimum nəzarət tədbirləri bunlardır:
növbə sonunda kassadakı faktiki məbləğin sistem göstəricisi ilə müqayisə edilməsi;
gün ərzində tətbiq olunan qaytarmaların və endirimlərin yoxlanılması;
kassirlər üzrə satış statistikasının izlənilməsi.
Məsələn, müəyyən əməkdaşda qaytarma və ya endirimlərin payı davamlı olaraq yüksəkdirsə, bunun səbəbini araşdırmaq məqsədəuyğundur.
Stornex satışlar və kassirlər üzrə ətraflı hesabatlar hazırlayır, məlumatların Excel formatına ixracını dəstəkləyir və kassa modulunda növbələr, sayımlar və inkassasiya əməliyyatlarının tarixçəsini saxlayır.
İşçilərin təliminə investisiya edin
Kassadakı səhvlərin əhəmiyyətli hissəsi pis niyyətdən deyil, təcrübə çatışmazlığından qaynaqlanır. Sistemdə işləməyi tam öyrənməyən kassir yanlış məhsul seçə, məbləği səhv daxil edə və ya qaytarma prosedurunu düzgün yerinə yetirməyə bilər.
Buna görə də yeni əməkdaşların təlimi və mövcud işçilər üçün vaxtaşırı təkrar məşğələlər vacibdir. Xüsusilə qeyri-standart əməliyyatların — qaytarmalar, hissəli ödənişlər və müştəri balansı ilə işin — praktiki şəkildə izah edilməsi səhvlərin sayını nəzərəçarpacaq dərəcədə azaldır.
Audit və əməliyyat tarixçəsi
Bəzən bütün qaydalara əməl olunsa belə, müəyyən hadisəni araşdırmaq lazım gəlir. Belə hallarda sistemdə saxlanılan audit jurnalı əsas məlumat mənbəyinə çevrilir.
Audit işçiləri izləmək üçün deyil, hadisələrin ardıcıllığını bərpa etmək üçündür. Hansı əməliyyatın nə vaxt, kim tərəfindən və hansı dəyişikliklə aparıldığını görmək problemin səbəbini tez müəyyən etməyə imkan verir.
Əməkdaşlar bütün əməliyyatların qeydə alındığını bildikdə, bu, həm məsuliyyəti artırır, həm də mümkün sui-istifadələrin qarşısını alır.
Kassada çatışmazlıqları tamamilə aradan qaldırmaq mümkün olmasa da, onların sayını minimuma endirmək realdır. Bunun üçün növbələrin düzgün idarə olunması, giriş səlahiyyətlərinin məhdudlaşdırılması, qaytarma və endirimlərə nəzarət, gündəlik tutuşdurmalar, müntəzəm təlim və audit mexanizmlərinin tətbiqi kifayətdir. Bu yanaşma həm maliyyə itkilərini azaldır, həm də hər hansı uyğunsuzluğun səbəbini qısa zamanda müəyyən etməyə imkan verir.